Die eRechnung und was ihr darüber wissen müsst

Unternehmer, die eine Leistung gegenüber ihrem Kunden erbringen, rechnen diese mit dem Ausstellen einer Rechnung ab. Die Rechnung weist in der Regel einen Geldbetrag aus, den der Leistungsempfänger dann dem Leistungserbringer überweisen muss.

Für bestimmte Berufsgruppen, z.B. für Rechtsanwälte und Steuerberater, gelten bestimmte berufsrechtliche Anforderungen an die Rechnungsstellung. So kann z.B. die Schriftform verbindlich vorgegeben werden oder dass die Rechnung vom Berufsträger selbst unterschrieben werden muss.

Auch das Umsatzsteuergesetz stellt viele Anforderungen zur Rechnungsschreibung an den Unternehmer. So müssen z.B. die erbrachte Leistung und der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wird, eindeutig erkennbar sowie die Steuernummer auf der Rechnung aufgeführt sein.

Teil 1

Rechtsgrundlage

Durch das Wachstumschancengesetz vom 02.10.2023 (Bundestags-Drucksache 20/8628) wird der § 14 UStG dergestalt geändert, dass eine Rechnung auch als elektronische Rechnung übermittelt werden kann. Voraussetzung hierfür ist, dass die elektronische Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.204) entspricht. Die elektronische Übermittlung der Rechnung darf aber nur dann erfolgen, wenn der Empfänger dem elektronischen Weg zustimmt, § 14 Abs. 1 UStG.

Während der Absatz 1 des § 14 UstG noch als „Kann-Vorschrift“ in Bezug auf die Rechnungsstellung gehalten ist, formuliert dessen Absatz 2 nun die „Muss-Vorschriften“.

Die „Muss-Vorschrift“ ist auf bestimmte Leistungen beschränkt. Dazu gehören die Leistungen eines Unternehmers, die nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG umsatzsteuerbar sind und die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei gestellt sind, § 14 Abs. 2 Satz 2 HS 1 UStG. Für diese Leistungen muss der Unternehmer binnen 6 Monaten nach der Leistungserbringung eine Rechnung ausstellen, wenn eine der in den Textziffern genannten Voraussetzungen zutrifft:

• Die Leistung wird an einen Unternehmer und für dessen Unternehmen erbracht, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
• Die Leistung wird an eine juristische Person erbracht werden, die nicht Unternehmer ist, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG
• Bei der Lieferung handelt es sich um eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als in Nr. 1 und Nr. 2 genannten Empfänger.

Für diese genannten Fallgruppen (Unternehmer, juristische Person und Grundstücksleistungen) muss der leistende Unternehmer die von ihm erbrachte Leistung binnen 6 Monaten gegenüber dem Empfänger abrechnen. 

Für Leistungen nach der Nummer 1 (an einen Unternehmer, für dessen Unternehmen) ist im Halbsatz 2 festgelegt, dass die Rechnung nicht nur binnen 6 Monaten nach der Leistungserbringung abgerechnet werden muss, sondern die Rechnung muss als elektronische Rechnung ausgestellt werden. Voraussetzung hierfür ist aber, dass beide Unternehmer im Inland oder in dem nach § 1 Abs. 3 UStG definierten Gebiet ansässig sind. Das Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG umfasst die Freihäfen sowie die Gewässer und Watten zwischen der deutschen Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie.

Diese Verpflichtung für Unternehmer, Lieferungen und Leistungen im Rahmen einer B2B-Beziehung auf Grundlage einer elektronischen Rechnung abzurechnen, wird ab dem 01.01.2025 in Kraft treten.

B2B-Beziehung heißt „Business to Business“. Damit sind die Geschäftsvorfälle gemeint, in denen ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt.

In dem neu eingeführten § 14 Abs. 6 UStG wird das Bundesministerium ermächtigt, zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens nähere Bestimmungen zu diesem Thema in einer Rechtsverordnung zu erlassen. Hiervon hat das Ministerium Gebrauch gemacht und die sogenannte E-Rechnungsverordnung erlassen.

Diese Verordnung werden wir in unserer Themenreihe noch genauer vorstellen.

Wir haben Euch nun in aller Kürze den neu erlassenen Gesetzestext vorgestellt und dabei grob umrissen, welche neue Verpflichtung auf die Unternehmer in Deutschland zukommen wird.

In nächsten Beitrag werden wir auf die Begriffsbestimmungen eingehen und die Frage klären, was ist denn überhaupt eine eRechnung?

Teil 2

Begrifflichkeiten der eRechnungen

Die eRechnung soll den Weg, den eine Rechnung nimmt, von der Rechnungsstellung über den Versand bis zum Empfang, der Zahlung und Ablage der Rechnung beim Empfänger vollständig digital ermöglichen.
Für die Vereinheitlichung des Prozesses rund um die eRechnung wurde sich zumindest deutschlandweit auf ein einheitliches Datenformat geeinigt. Es wurde der Standard XRechnung in einer XML-Datei eingeführt. Trotz der Einigung auf diesen Standard ist aber auch die XRechnung im Format der ZUGFeRD anerkannt und zur Verwendung freigegeben.
Zur Identifizierung des Rechnungsstellers gibt es Leitweg-IDs. Diese ist in der eRechnung anzugeben und wird dem Rechnungssender vom Rechnungsempfänger mitgeteilt. Die ID ist im Ansatz vergleichbar mit der bisher auf einer Rechnung angegebenen Adresse des Rechnungsempfängers.

Ab dem 01.01.2025 ist jeder Unternehmer verpflichtet, in Leistungsbeziehungen mit anderen Unternehmern (B2B) eRechnungen empfangen zu können. Dies erfolgt über eine Mailadresse oder eine geeignete Plattform, wie es bereits bei Rechnungsversendungen an die öffentliche Hand erfolgt.
Wichtig ist aber, dass sich Unternehmer auf die Weiterverarbeitung der Rechnungen einlassen, um auch den Nutzen, den die eRechnung mit sich bringen soll, ausschöpfen zu können.
Wir beraten hierzu unsere Mandanten ganz speziell im Rahmen der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, wie die Rechnungen optimalerweise empfangen und im Rahmen der Prozessberatung, wie sie auf dem effizientesten Weg in der Buchhaltung und dem Zahlungsverkehr landen.

Vereinbart gerne mit uns einen Beratungstermin direkt bei euch vor Ort im Unternehmen. So können wir euch noch individueller und effizienter in den Arbeitsprozessen und der Optimierung der Verfahrensabläufe beraten.